Audit de surveillance Qualiopi : comment cela se déroule ?

Face à un audit de surveillance Qualiopi, l’état de préparation est essentiel. Ce processus rigoureux requiert une mise à jour méticuleuse des fichiers et la maîtrise des documents essentiels. Suivez nos conseils avisés pour une préparation qui assure conformité et sérénité.

Préparation à l’audit de surveillance Qualiopi

La réussite de l’audit de surveillance Qualiopi repose sur une préparation minutieuse. Voici les étapes essentielles :

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  • Mise à jour des fichiers : Assurez-vous que tous les documents reflètent les opérations actuelles et les changements significatifs depuis le dernier audit.
  • Documentation requise : Compilez les documents essentiels tels que la description des activités de formation et les détails des actions menées. Cela inclut les preuves de la qualité de formation, de la gestion administrative et financière, ainsi que de la satisfaction client.

Pour éviter les non-conformités fréquemment notées, suivez ces conseils :

  • Révision du dernier rapport d’audit : Identifiez les points de non-conformité antérieurs et assurez-vous qu’ils ont été adressés.
  • Nouveautés dans les services : Informez l’auditeur de toute nouvelle offre ou modification significative des services.
  • Utilisation du logo Qualiopi : Vérifiez que l’usage du logo est conforme aux directives.

Une préparation efficace diminue le stress et augmente les chances de maintenir votre certification Qualiopi.

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Le déroulement de l’audit de surveillance Qualiopi

L’audit de surveillance Qualiopi est une étape décisive pour les organismes de formation. Il permet de vérifier le maintien des exigences de qualité et la conformité continue aux standards du Référentiel National Qualité (RNQ). Voici les points clés de son déroulement :

  • Planification de l’audit : Il doit être programmé entre le 14ème et le 22ème mois après l’audit initial. Pour les organismes certifiés par l’ICPF, la prise de rendez-vous est possible dès le 8ème mois via la plateforme Noé.
  • Durée et format : L’audit de surveillance dure généralement une demi-journée, soit la moitié de la durée de l’audit initial. Il se réalise principalement à distance, sauf conditions particulières dictées par l’organisme certificateur.

Les étapes clés incluent :

  • Révision des documents administratifs : Présentation des mises à jour concernant les activités de formation depuis le dernier audit.
  • Examen des actions correctives : Démonstration des améliorations apportées suite aux non-conformités précédemment identifiées.
  • Vérification de l’usage du logo Qualiopi : Conformité avec les directives d’utilisation pour éviter les écarts.

Pour plus de détails sur la préparation et l’approche stratégique de l’audit, voir ici.

L’audit de surveillance est moins exhaustif que l’audit initial mais tout aussi crucial. Il se focalise sur la démonstration de la conformité et l’amélioration continue, plutôt que sur une réévaluation complète de tous les indicateurs.

Après l’audit de surveillance Qualiopi : Maintenir la conformité

Une fois l’audit de surveillance Qualiopi terminé, les organismes de formation doivent poursuivre l’amélioration continue et répondre efficacement aux non-conformités éventuellement détectées. Voici les actions à entreprendre :

  • Analyse des résultats : Examinez en détail le rapport d’audit pour comprendre les écarts et planifier les actions correctives nécessaires.
  • Plan d’action : Élaborez un plan d’action précis pour remédier aux non-conformités dans les délais impartis.

Pour assurer une certification Qualiopi maintenue :

  • Suivi régulier : Mettez en place un suivi régulier des processus et des indicateurs Qualiopi pour prévenir les dérives.
  • Formation continue : Investissez dans la formation de votre équipe pour maintenir une haute qualité de service et de gestion.
  • Réévaluation interne : Effectuez des audits internes périodiques pour préparer l’organisation aux audits de surveillance futurs.

En adoptant ces stratégies, vous renforcez non seulement votre conformité mais aussi la qualité globale de votre offre de formation.